10 kĩ năng quan trọng để quản lí dự án

Thực sự khó để đặt tên cho công việc đòi hỏi nhiều những kĩ năng trong việc quản lí dự án. Những người quản lí dự án ngày nay có kiến thức về từng lĩnh vực cụ thể, khả năng giao tiếp tốt, và khả năng làm việc với số liệu cực tốt, đó chỉ là một số kĩ năng. Với danh sách mở rộng một số kĩ năng cần thiết, điều đó không có nghĩa những nhà quản lí có trình độ đều đáp ứng được các đòi hỏi cao.

Mặc dù danh sách những kĩ năng quản lí dự án gần như vô hạn, những kĩ năng hiện tại quan trọng hơn những thứ khác. Nếu bạn có kinh nghiệm về quản lí dự án, những kỹ năng bạn dùng hàng ngày giúp bạn thực hiện dự án đúng thời gian quy định và trong ngân sách được giao. Nếu bạn là nhà quản lí dự án giỏi, tìm kiếm những phương pháp mới để xây dựng và phát triển dự án bạn đang làm, phát triển những kĩ năng sẽ là con đường giúp bạn đi đến thành công.

  1. Quản lí ngân sách: Để dự án theo đúng kế hoạch, nhà quản lí dự án phải cho ra bảng tính sơ bộ và phải duy trì mức dự toán. Việc xác định sự chênh lệch hoặc sự khác nhau giúp bạn kiểm soát tốt hơn.
  1. Tầm nhìn quản lí: Những nhà quản lí dự án phải hiểu rõ họ nên làm gì và không nên làm gì ngày từ khi bắt đầu dự án. Khi tầm nhìn dự án cần thay đổi, bạn phải chắc rằng những chứng từ, tài liệu liên quan cũng được thay đổi cho phù hợp, sẽ có những đợt kiểm toán diễn ra và các cuộc họp với các cổ đông về thời gian và ngân sách thực hiện. Bạn nên học thêm về tầm nhìn quản lý: http://www.365ngay.com.vn/index.php?option=com_content&task=view&id=1227&Itemid=14
  1. Giải quyết các tranh cãi: Sự quan trọng của dự án và đòi hỏi cao hơn từ phía các cổ đông làm tăng sự tranh cãi. Nếu có sự bất đồng giữa những thành viên cùng nhóm, giữa nhà cung cấp và khách hàng, giữa các nhóm cổ đông, một nhà quản lí dự án giỏi sẽ biết cách làm dịu xuống những căng thẳng và tìm cách giải quyết trong tương lai. Cho họ thấy vòng đời của dự án một cách rõ ràng sẽ làm hạn chế những tranh cãi và có thể tực hiện đúng tiến trình.
  1. Thuyết trình: Nếu bạn là người viết xuất sắc và người nói thu hút, việc trình bày một bài thuyết trình hay sẽ là kĩ năng nổi bật và đòi hỏi phải được tập luyện. Nhà quản lí dự án phải biết cách sử dụng phần mềm thuyết trình và thiết bị chiếu để truyền tải các thông điệp quan trọng.
  1. Quản lí thời gian: Công việc của nhà quản lí chiến lược liên quan đến việc quyết định và cách giao tiếp hiệu quả để không lãng phí thời gian của họ, nhưng quan trọng là cách bạn quản lí thời gian như thế nào. Bạn có thể làm việc hiệu quả hơn bằng việc ủy thác trách nhiệm, làm nhiều việc, hoặc sắp xếp lại lịch làm việc của bạn.
  1. Kĩ năng thương lượng: Việc trao đổi về ngân sách, phân bổ nguồn lực, và thời gian có thể trở nên phản tác dụng nếu bạn không giải quyết bằng chiến lược. Những nhà quản lí dự án giỏi biết cách thỏa hiệp và cách họ giữ lập trường của mình mà không làm tổn hại đến các mối quan hệ tại công ty.
  1. Quản lí mối quan hệ: Nhà quản lí dự án giỏi nỗ lực để xây dựng niềm tin với khách hàng, nhà cung cấp, và các thành viên trong nhóm. Mối quan hệ công sở tốt đẹp sẽ giúp mọi thứ trở nên dễ dàng hơn khi có tranh cãi và những tình huống khó khăn.
  1. Quản lí rủi ro: Khi vài thứ đi lệch quỹ đạo so với dự án, tất cả mọi người sẽ quy vấn đề về cho nhà quản lí dự án. Bất chấp các tình huống, mọi người có thể thấy rằng nhà quản lí có thể thấy trước và ngăn chặn các rắc rối. Các vấn đề phát sinh và những giải quyết tức thời sẽ giúp bạn tăng khả năng thành công trong dự án.
  1. Duy trì các cuộc đối thoại: Với cách quản lí dự án truyền thống, đây là cách tốt để giữ người trong nhóm và tránh việc quá tải thư từ và các cuộc gặp. Giảm các cuộc gặp và thư trong khi mọi người trong guồng quay công việc với phần mềm quản lí dự án hiện đại – nơi tất cả những thông tin được tổng hợp tại cùng một nơi.
  1. Dùng công nghệ một cách hiệu quả: Phần mềm quản lí dự án phát triển trong vài năm gần đây, việc đó mở ra những cơ hội mới cho việc cộng tác, quản lí dữ liệu, giao tiếp và báo cáo. Việc dùng những công cụ mới nhất giúp bạn làm việc hiệu quả và tối ưu hóa mọi khía cạnh trong dự án.