10 kỹ năng giao tiếp thành công tại nơi công sở

Khả năng giao tiếp hiệu quả với các lãnh đạo cấp cao, đồng nghiệp, và nhân viên rất cần thiết, không có liên quan gì về lĩnh vực bạn đang làm. Những nhân viên vào thời đại kĩ thuật số sẽ biết cách để nhận tin nhắn băng điện toại, thư điện tử và mạng xã hội.

Đây là 10 kĩ năng giao tiếp giúp bạn tạo nên sự khác biệt và thành công trong thị trường công việc ngày nay.

  1. Lắng nghe

Trở thành một người nghe tốt là cách tốt nhất để trở thành người giao tiếp giỏi.

Không một ai thích giao tiếp với một người không dành thời gian để nghe người khác nói và chỉ quan tâm đến những gì họ nói. Thay vì vậy hãy lắng nghe một cách chủ động. Lắng nghe chủ động là khi bạn tập trung vào những gì người khác đang nói, hỏi những câu hỏi, và lặp lại bằng một cách khác để chắc chắn rằng bạn hiểu. Thông qua cách lắng nghe chủ động, ban có thể hiểu người khác nói gì và đáp lại một cách phù hợp.

Xem thêm về kỹ năng giao tiếp

  1. Giao tiếp phi ngôn ngữ

Ngôn ngữ cơ thể, tiếp xúc ánh mắt, cử chỉ bàn tay, tông giọng là tất cả thông điệp bạn muốn truyền tải đến người khác. Việc cởi mở và những hành động thoải mái (cánh tay mở, chân thả lỏng) và giọng nói thân thiện sẽ giúp bạn ấn tượng và mọi người cởi mở trò chuyện cùng bạn hơn. Ánh mắt cũng rất quan trọng, bạn muốn ai đó tập trung vào những gì bạn đang nói nhưng đừng nhìn chằm chằm, điều đó làm anh/cô ấy cảm thấy khó chịu.

Bạn cũng nên gây chú ý bằng tín hiệu phi ngôn ngữ trong khi bạn giao tiếp. Thông thường, những tín hiệu phi ngôn ngữ sẽ cho bạn biết người đó thực sự đang cảm thấy như thế nào. Ví dụ, nếu một ai đó không nhìn thẳng vào mắt bạn có thể anh/cô ta cảm thấy không thoải mái hoặc đang che giấu điều gì đó.

Xem thêm website về kỹ năng 15 phút một ngày: http://www.15phut.vn/

  1. Sự rõ ràng và súc tích

Cố gắng truyền tải thông điệp ngắn gọn trong vài từ ngắn nhất có thể.

Bạn muốn nói một cách ngắn gọn, rõ ràng và trực tiếp, bạn cần xác định bạn đang nói chuyện với một ai đó bằng điện thoại, trực tiếp, hay thư điện tử. Nếu bạn nói dông dài, người nghe không biết chính xác bạn muốn nói gì. Nghĩ về điều bạn muốn nói trước khi bạn nói ra, điều đó giúp bạn tránh việc nói lan man và gây rối loạn cho người nghe.

  1. Thân thiện

Bằng giọng thân thiện, câu hỏi mang tính cá nhân, hoặc đơn giản là mỉm cười, bạn sẽ tạo cơ hội cho các đồng nghiệp có những cuộc đối thoại chân tình với bạn. Điều này quan trọng trong những cuộc đối thoại mặt đối mặt và viết thư. Khi có thể, hãy gửi thư mang tính cá nhân đến đồng nghiệp và nhân viên của bạn cùng với dòng chữ ngắn ‘Tôi chúc bạn có ngày cuối tuần vui vẻ’ vào đầu thư với nội dung mang tính cá nhân này sẽ giúp người nhận cảm thấy được đánh giá cao hơn.

  1. Tự tin

Quan trọng là sự tự tin của bạn trong việc tương tác với mọi người. Sự tự tin đảm bảo đồng nghiệp của bạn sẽ tin tường và nghe theo lời bạn nói hơn.

Ngoại trừ sự tự tin, bạn cũng sử dụng giao tiếp bằng ánh mắt và dùng giọng nói thân thiện. Dĩ nhiên, cẩn thận với giọng tông cao có thể gây hiểu lầm rằng bạn đang giận dữ. Hãy chắc rằng bạn luôn lắng nghe và thấu hiểu người khác.

  1. Thấu hiểu

Khi bạn không đồng tình với nhân viên, đồng nghiệp hoặc sếp, việc thấu hiểu rất quan trọng để bạn hiểu và tôn trọng quan điểm của họ. Việc dùng cụm từ đơn giản ‘Tôi hiểu ý của anh’ chỉ cho bạn thấy việc bạn lắng nghe và tôn trọng ý kiến của họ.

  1. Mở rộng tầm nhìn

Người giao tiếp tốt nên tham gia cuộc nói chuyện với sự uyển chuyển và sẵn sàng học hỏi. Việc cởi mở trong việc lắng nghe và hiểu quan điểm của người khác giúp mọi việc trở nên dễ dàng hơn so với việc bạn chen ngang với các ý tưởng của mình. Việc cố gắng tham gia vào cuộc đối thoại với người bạn không đồng tình ý kiến với thái độ thấu hiểu sẽ giúp họ cảm thấy bạn chân thành, và có cuộc đối thoại hiệu quả.

  1. Tôn trọng

Mọi người sẽ cởi mở hơn trong việc trò chuyện với bạn nếu bạn tôn trọng ý kiến của họ. Hành động đơn giản là dùng tên họ, sử dụng giao tiếp bằng mắt, và lắng nghe chủ động khi người ta nói sẽ giúp họ cảm thấy được đánh giá cao. Trên điện thoại, bạn cần tránh việc xao lãnh và tập trung vào cuộc hội thoại.

Áp dụng sự tôn trọng trong khi viết thư điện tử là cách để bạn tiết kiệm thời gian sửa chữa nội dung. Nếu bạn viết thư dài dòng, luộm thuộm, người nhận sẽ nghĩ bạn không tôn trọng họ thông qua cuộc đối thoại.

  1. Phản hồi

Có khả năng việc gửi và nhận phản hồi cũng là kĩ năng giao tiếp quan trọng. Quản lí nên tiếp tục gửi phản hồi cho nhân viên qua thư điện tử, điện thoại, hoặc cập nhật hàng tuần. Gửi phản hồi cũng như việc bạn gửi tin nhắn ‘Làm tốt lắm’ đến nhân viên sẽ tạo động lực cho họ.

Đơn giản, bạn nên đồng ý và nhận phản hồi từ những người khác. Lắng nghe phản hồi, hỏi câu hỏi nếu bạn không chắc chắn về các vấn đề, và cố gắng thực hiện theo những phản hồi đó.

  1. Chọn cách giao tiếp phù hợp

Kĩ năng giao tiếp quan trọng là dùng loại giao tiếp nào. Ví dụ, một vài cuộc đối thoại quan trọng bạn nên đối thoại trực tiếp. Bạn nên nghĩ đến một ai đó bạn muốn nói chuyện nhưng họ bận – bạn có thể gửi thư điện tử. Mọi người sẽ đánh giá cao việc bạn chọn phương pháp giao tiếp phù hợp và sẽ phản hồi tích cực đến bạn.